Использование печатей и штампов предприятиями современного Казахстана. Допустимое и не законное.
Так сложилось, что на территории стран СНГ печати и штампы на предприятиях играют большую роль, чем к примеру в странах Европы. Это может быть объяснено историческими предпосылками, большей территорией и развивающейся экономикой стран СНГ и наличием меньших средств для обеспечения безопасности тех или иных сделок и правоотношений.
Таким образом, печати и штампы на предприятиях играют роль защиты документа от поддлеки, подтверждение лигитимности документа, подтверждения той или иной сделки. Это значит что вопросы наличия и обихода печатей и штампов на предприятии должны быть предельно ясны и закреплены договоренности по их использованию. Также важными вопросами являются оформление печатей и штампов, их количество, лица ими пользующиеся, наличие герба, наличие тех или иных отметок и знаков отличия одной печати от другой и остальные важные вопросы.
На предприятиях должна быть основная печать, хранящаяся у ответственного лица, как правило, руководителя предприятия. Данная основная печать, является основной, так как образец ее оттиска нотариально заверяется на банковской карточке предприятия. Во избежании путаниц и спорных моментов, настоятельно не рекомендуется изготавливать вторую идентичную печать в целях безопасности самого же предприятия.
Основная печать отвечает следующим характеристикам:
1) Хранится у первого лица предприятия.
2) Не имеет никаких дополнительных отметок.
3) Содержит полное наименование предприятия, территориальную еденицу местонахождения, страну.
4) Может содержать БИН – бизнес индентификационный номер.
Основная печать, как говорилось выше, является образцом для банка, то есть банковские операции предприятия подтверждаются данной печатью и никакой иной. А так же предприятие может установить четкий перечень документов, на которые ставиться данная печать, как правило это банковские документы, некоторые финансовые документы, определенный ряд договоров, например, где предмет сделки стоимостью выше определенной суммы, трудовые договора и иные важные документы на усмотрение исполнительного или высшего органа предприятия.
Вопрос о второй идентичной печати.
Вопрос изготовления второй идентичной печати на предприятии, часто возникающий вопрос почти у всех субъектов бизнеса. Здесь много аргументов «за» и много аргументов «против» для предприятия. Также позиция компаний изготовителей печатей и штампов занимает не благосклонную позицию в этом вопросе, во избежании лишних негативных последствий как для законного уполномоенного заказчика печатей, так и для изготовителя. Да, бывают моменты на предприятии когда нужна основная печать предприятия в двух отдельных территориальных еденицах, к примеру для подписания контракта за рубежом или для бесперебойного использования вторым лицом на предприятии. Однако, рассмотрев вопрос ближе при кажущимся удобстве, изготовление и наличие второй идентичной печати может принести больше рисков, нежели кажущееся удобство. Одним из основных последствий может явится неконтролируемое в полной мере использование основной печати на предприятия, лишние возможные спорные последствия и какое либо одно из последствий может быть фатальным для предприятия. Изготовители же также занимают позицию отказа от изготовления идентичной второй печати, в связи с негативными последствиями на предприятии-заказчика и возможными спорами, а также лишними судебными разбирательствами. О данной ситуации в настоящий момент нет конкретного закрепления в законодательстве возможности изготовления и применения второй идентичной печати.
Альтернативой в данном вопросе может выступать изготовление второй печати, но с некоторыми отличиями от основной. Например, с дополнительным словом в круге, написанным вкруговую, либо дополнительные незначительные отметки.
Лучшим вариантом, является проработка и утверждение инструкций по использований печатей на предприятии и решение вопроса: какие печати и штампы будут необходимы для работы компании в целом. Основными в данном случае являются следующие печати и штампы. Круглые печати диаметромм 40 мм, с дополнительными надписями, печати круглые «для договоров», «для счетов-фактур», «бухгалтерия», «подразделение №1», «регионы......». Штампы имеют широкий диапазон использования. Штампы имеют функцию внутреннего согласования на предприятий тех или иных действий. Например, «оплачено», «отпущено», «доставлено», и такое прочее по желанию заказчика. Использовать штампы могут лица определенные в инструкции, тем самым это могут быть как руководящий состав предприятия так и любая категория работника определенная инструкцией.
Отдельной главой являются печати и штампы филиалов и представительств той или иной компании. Филиалы и представительства, не являются отдельными юридическими лицами, а являются структурными подразделениями юридического лица, находящимися в другой территориальной еденице. Таким образом, филиалы и представительства имеют свои отдельные печати и штампы с указанием точного наименования филиала или представительства, его местонахождения, то есть территориальной еденицы, БИН при наличии отельного БИНа (бизнесс идентификационного номера). Также, филиалы и представительства вправе иметь и другие печати и штампы, такие как круглые печати диаметромм 40 мм, с дополнительными надписями, печати круглые «для договоров», «для счетов-фактур», «бухгалтерия», «подразделение №1». Штампы с функцией внутреннего согласования тех или иных действий филиала т представительства. Например, «оплачено», «отпущено», «доставлено», и такое прочее по желанию заказчика. Филиалы и представительства также могут разрабатывать и утверждать инструкции, отдельные от головного предприятия, но согласованные в инструкцией головного предприятия и не противоречащими инструкцией головного предприятия.
____________________________________
Подготовлено юридическим отделом ZANSTAMPS.