Печати и штампы для бухгалтерии
В любой коммерческой или государственной организации ежедневно используются печати, штампы и факсимиле. Печати, штампы и факсимиле в настоящее время самые обыденные и привычные предметы, «рабочие инструменты» бизнеса. Бланк, заявка, договор, счет – любое действие требует фирменной печати, штампа или факсимиле.
Печать придает документу юридическую силу, она подтверждает подлинность подписи должностного лица. К сожалению, действующее законодательство четко не определяет, на каких бумагах необходимо ставить определенную печать, то есть какую именно печать. В связи с этим, советуем вам четко прописать порядок использования печати на локальном уровне, внедрив инструкцию на предприятии по использованию печатей и штампов.
Составление инструкции по печатям и штампам на предприятии исходит из обычаев делового оборота и организационной структуры самого предприятия. Сначала нужно определить перечень документов компании, на которых Вы будете в обязательном порядке ставить печать. Затем необходимо составить отдельные главы по использованию тех или иных печатей, штампов и факсимиле, в которых прописать, когда ставится печать, приравненная к гербовой, а когда – простая или с той или иной надписью, как используются штампы, если они есть в организации. Отдельно оговорите, где будет храниться печать и кто назначается ответственным за ее хранение (обычно этот вопрос решает руководитель организации).
Например, в бухгалтерии используются печати, которые наряду с полным наименованием юридического лица и указанием на организационно-правовую форму содержат дополнительные реквизиты, в том числе : «для счетов», «для счетов и документов», «для счетов, накладных и счетов-фактур», «для финансовых документов», «для расчетно-денежных документов», «для расходных документов и счетов-фактур», «для налоговых счетов-фактур», «для накладных и счетов-фактур», «для счетов и накладных», «для бухгалтерских документов», «для документооборота», «для документов», «для договоров и документов» и т.п. Это существенно облегчает работу всего отдела бухгалтерии, так как часто штат компании находится не только в одном офисе, в одном месторасположении.
Для того, чтобы облегчить работу с официальными документами, почтой и иной корреспонденцией во многих фирмах применяются различные штампы. Это очень удобный канцелярский предмет, хотя не во всех случаях строго обязателен. Штампы не имеют юридической силы, как печати, поэтому они призваны только предоставлять информацию о компании на документах, упращать чтение и быструю идентфикацию того или иного документа. Это может быть адрес фирмы, БИН и другие сведения, которые обычно пишутся от руки в больших объемах. Они ускоряют процесс делопроизводства и существенно экономят время. По своим функциям штампы могут быть адресными. На нем напечатана вся необходимая информация об организации, в том числе банковские реквизиты и адреса. Для различных ведомостей и ордеров применяются так называемые несложные штампы, которые могут содержать такие слова, как «оплачено», «погашено», «возвратный экземпляр», «дубликат» и так далее.
Для того, чтобы быстрее оформлять приходные документы, используются регистрационные штампы. Они изготавливаются с пропусками для даты, которая обозначает, когда были получены бумаги. Если предприятие достаточно большое, то можно заказать маркировочные штампы, которые используются для решения задач только в данной организации. Как правило, при помощи таких штампов обозначают тару или материалы, чтобы не перепутать их в процессе изготовления товаров.
Факсимиле представляет собой печать в виде подписи должностного лица. Оно может использоваться только тогда, когда это разрешено соответствующим принятым документом на Предприятии. Однако стоит помнить, что факсимильную печать нельзя использовать на первичных банковских документах, документов требующих нотариального заверения где требуется настоящая подпись ручкой.
______________________________
Подготовлено отделом бухгалтерии
«ZANSTAMPS», Кусаинова Нурдана.