Хранение и учет печатей и штампов.

Каждое предприятие, будь то большой завод или торговая палатка, и даже индивидуальный предприниматель имеет собственную печать.

Ответственность и контроль за соблюдением порядка хранения печатей и штампов, а также за законностью пользования ими возлагается на руководителей предприятий. В случае необходимости руководитель предприятия своим приказом может назначить ответственное лицо из непосредственно подчиненных ему работников.

Поэтому согласно Типовым правилам документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях, утвержденным приказом и.о. Министра культуры и информации РК от 25.09.2009 г. № 128, руководителю важно знать, что:

1) подлежит обязательный учет печатей и штампов с полным наименованием организаций, хранящихся в сейфах или опечатываемых несгораемых металлических шкафах;

2) учет печатей и штампов, подлежащих защите, и средств защиты документов для организаций ведется в регистрационных учетных формах.

3) наличие печатей и штампов ежегодно проверяет комиссия, назначенная приказом руководителя предприятия. Как правило, это происходит в ходе обязательной ежегодной инвентаризации.

В целях установления единого порядка учета, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов на Предприятии, юрист подготавливает Инструкцию, которая утверждается руководителем. Ниже прилагаем образец Инструкции.

Утверждена приказом

Директора _______

от  __.__.____ г. №_______

ИНСТРУКЦИЯ

«О порядке изготовления, учета, хранения, выдачи, использования, уничтожения печатей и штампов в ________________________________________».

           (наименование предприятия)

1.  Цель.

Настоящая Инструкция «О порядке изготовления, учета, хранения, выдачи, использования и уничтожения печатей и штампов в _____________________________ (далее - Инструкция) является внутренним документом  _______________ (далее - Предприятие) разработанным в целях исполнения требований действующего законодательства, защиты деловой репутации и коммерческих интересов Предприятия.

2.  Термины, применяемые в Инструкции.

Печать Предприятия – круглая печать установленного образца оттиск которой, в соответствии с законодательством Республики Казахстан и Уставом Предприятия заверяет подлинность подписи руководителя Предприятия, главного бухгалтера или лица действующего по доверенности на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах Предприятия, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Штамп Предприятия – штамп любой формы, как правило, содержащий название Предприятия в полном или сокращенном виде, не подпадающий под определение Печати Предприятия и служащий для подтверждения полномочий лиц и подлинности документов определенных руководителем Предприятия.

Штамп вспомогательный – любые штампы, как правило, не содержащие название Предприятия в полном или сокращенном виде, в том числе и наборные, формально заменяющие рукописные записи и, служащие для упрощения нанесения определенного текста, в целях ускорения процесса делопроизводства.

Оттиск – изображение клише печати или штампа на бумаге.

Клише – элемент печати (штампа), содержащий зеркальное отображение оттиска печати (штампа).

3. Общие положения.

3.1. Решения об изготовлении, использовании и уничтожении Печати Предприятия и Штампов Предприятия принимает руководитель Предприятия на основании требований действующего законодательства и Устава Предприятия.

3.2. Общая организация изготовления, учета, хранения, выдачи, использования и уничтожения Печати и Штампов Предприятия возлагается на ответственное лицо, которое назначается приказом руководителя.

3.3. Ответственное лицо за использование и хранение Печати и Штампов Предприятия, обязано контролировать и обеспечивать соответствие условий их хранения и использования.

4. Изготовление Печати и Штампов Предприятия.

4.1. Ответственное лицо организует разработку дизайна Клише Печати Предприятия и подбор фирмы изготовителя. Дизайн Клише, фирма изготовитель и степень защиты Печати Предприятия согласовываются с руководителем Предприятия.

4.2. Не допускается использование на Клише Штампов Предприятия элементов полностью идентичных элементам Печати Предприятия. Допускается наличие совпадающих элементов выполненных в другом дизайнерском и защитном исполнении.

4.3. Количество Штампов Предприятия, образцы их Оттисков, определяются Ответственным лицом по заявкам  начальников заинтересованных Управлений Предприятия. Образцы Оттисков фирма изготовитель согласовываются с Заказчиком, после чего они представляются на утверждение руководителю Предприятия.

4.4. Клише Штампов Предприятия должны содержать краткую надпись, указывающую на сферу применения штампа (Например: «Для пропусков», «Для документов», «Для счетов-фактур» и т.п.).

4.5. При изготовлении нескольких штампов с одинаковым назначением, они должны иметь на своих Клише порядковые, неповторяющиеся номера (Например: «Для документов 1», «Для документов 2» и т.д.).

5. Выдача, использование, хранение уничтожение и учет печатей и штампов.

5.1. Учет Печатей и Штампов Предприятия ведется в Отделе документационного обеспечения офиса в Журнале «Учета поступления, выдачи в пользование, сдачи и уничтожения печатей и штампов» ответственным лицом.

5.2. Журнал «Учета поступления, выдачи в пользование, сдачи и уничтожения печатей и штампов», прошнуровывается, и его листы пронумеровываются в соответствии с требованиями руководящих документов по ведению делопроизводства на Предприятии.

5.3. Выдача Печати и Штампов Предприятия производится под роспись на основании письменных приказов руководителя Предприятия.

5.4. Об утрате Печати и Штампа Предприятия немедленно сообщается руководителю. Об утрате Печати и Штампа Предприятия подготавливается приказ о назначении комиссии для проведения разбирательства по факту утраты Печати или Штампа Предприятия. В состав комиссии в обязательном порядке должны включаться должностные лица Отдела собственной безопасности и Отдела по юридическим вопросам. Комиссия проводит разбирательство по факту утраты, а также осуществляет подготовку и организацию реализации мер по минимизации ущерба деловой репутации и экономическим интересам Предприятия.

5.5. Печать и  Штампы Предприятия,  в  случае  их  износа  или  повреждения, уничтожаются комиссией, назначенной руководителем Предприятия. О факте уничтожения Печати и Штампов Предприятия, комиссией составляется акт, который подписывается всеми ее членами и утверждается руководителем Предприятия.