Каждое предприятие, будь то большой завод или торговая палатка, и даже индивидуальный предприниматель имеет собственную печать.

Ответственность и контроль за соблюдением порядка хранения печатей и штампов, а также за законностью пользования ими возлагается на руководителей предприятий. В случае необходимости руководитель предприятия своим приказом может назначить ответственное лицо из непосредственно подчиненных ему работников.

Поэтому согласно Типовым правилам документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях, утвержденным приказом и.о. Министра культуры и информации РК от 25.09.2009 г. № 128, руководителю важно знать, что:

1) подлежит обязательный учет печатей и штампов с полным наименованием организаций, хранящихся в сейфах или опечатываемых несгораемых металлических шкафах;

2) учет печатей и штампов, подлежащих защите, и средств защиты документов для организаций ведется в регистрационных учетных формах.

3) наличие печатей и штампов ежегодно проверяет комиссия, назначенная приказом руководителя предприятия. Как правило, это происходит в ходе обязательной ежегодной инвентаризации.

В целях установления единого порядка учета, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов на Предприятии, юрист подготавливает Инструкцию, которая утверждается руководителем. Ниже прилагаем образец Инструкции.

Утверждена приказом

Директора _______

от  __.__.____ г. №_______

ИНСТРУКЦИЯ

«О порядке изготовления, учета, хранения, выдачи, использования, уничтожения печатей и штампов в ________________________________________».

           (наименование предприятия)

1.  Цель.

Настоящая Инструкция «О порядке изготовления, учета, хранения, выдачи, использования и уничтожения печатей и штампов в _____________________________ (далее - Инструкция) является внутренним документом  _______________ (далее - Предприятие) разработанным в целях исполнения требований действующего законодательства, защиты деловой репутации и коммерческих интересов Предприятия.

2.  Термины, применяемые в Инструкции.

Печать Предприятия – круглая печать установленного образца оттиск которой, в соответствии с законодательством Республики Казахстан и Уставом Предприятия заверяет подлинность подписи руководителя Предприятия, главного бухгалтера или лица действующего по доверенности на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах Предприятия, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Штамп Предприятия – штамп любой формы, как правило, содержащий название Предприятия в полном или сокращенном виде, не подпадающий под определение Печати Предприятия и служащий для подтверждения полномочий лиц и подлинности документов определенных руководителем Предприятия.

Штамп вспомогательный – любые штампы, как правило, не содержащие название Предприятия в полном или сокращенном виде, в том числе и наборные, формально заменяющие рукописные записи и, служащие для упрощения нанесения определенного текста, в целях ускорения процесса делопроизводства.

Оттиск – изображение клише печати или штампа на бумаге.

Клише – элемент печати (штампа), содержащий зеркальное отображение оттиска печати (штампа).

3. Общие положения.

3.1. Решения об изготовлении, использовании и уничтожении Печати Предприятия и Штампов Предприятия принимает руководитель Предприятия на основании требований действующего законодательства и Устава Предприятия.

3.2. Общая организация изготовления, учета, хранения, выдачи, использования и уничтожения Печати и Штампов Предприятия возлагается на ответственное лицо, которое назначается приказом руководителя.

3.3. Ответственное лицо за использование и хранение Печати и Штампов Предприятия, обязано контролировать и обеспечивать соответствие условий их хранения и использования.

4. Изготовление Печати и Штампов Предприятия.

4.1. Ответственное лицо организует разработку дизайна Клише Печати Предприятия и подбор фирмы изготовителя. Дизайн Клише, фирма изготовитель и степень защиты Печати Предприятия согласовываются с руководителем Предприятия.

4.2. Не допускается использование на Клише Штампов Предприятия элементов полностью идентичных элементам Печати Предприятия. Допускается наличие совпадающих элементов выполненных в другом дизайнерском и защитном исполнении.

4.3. Количество Штампов Предприятия, образцы их Оттисков, определяются Ответственным лицом по заявкам  начальников заинтересованных Управлений Предприятия. Образцы Оттисков фирма изготовитель согласовываются с Заказчиком, после чего они представляются на утверждение руководителю Предприятия.

4.4. Клише Штампов Предприятия должны содержать краткую надпись, указывающую на сферу применения штампа (Например: «Для пропусков», «Для документов», «Для счетов-фактур» и т.п.).

4.5. При изготовлении нескольких штампов с одинаковым назначением, они должны иметь на своих Клише порядковые, неповторяющиеся номера (Например: «Для документов 1», «Для документов 2» и т.д.).

5. Выдача, использование, хранение уничтожение и учет печатей и штампов.

5.1. Учет Печатей и Штампов Предприятия ведется в Отделе документационного обеспечения офиса в Журнале «Учета поступления, выдачи в пользование, сдачи и уничтожения печатей и штампов» ответственным лицом.

5.2. Журнал «Учета поступления, выдачи в пользование, сдачи и уничтожения печатей и штампов», прошнуровывается, и его листы пронумеровываются в соответствии с требованиями руководящих документов по ведению делопроизводства на Предприятии.

5.3. Выдача Печати и Штампов Предприятия производится под роспись на основании письменных приказов руководителя Предприятия.

5.4. Об утрате Печати и Штампа Предприятия немедленно сообщается руководителю. Об утрате Печати и Штампа Предприятия подготавливается приказ о назначении комиссии для проведения разбирательства по факту утраты Печати или Штампа Предприятия. В состав комиссии в обязательном порядке должны включаться должностные лица Отдела собственной безопасности и Отдела по юридическим вопросам. Комиссия проводит разбирательство по факту утраты, а также осуществляет подготовку и организацию реализации мер по минимизации ущерба деловой репутации и экономическим интересам Предприятия.

5.5. Печать и  Штампы Предприятия,  в  случае  их  износа  или  повреждения, уничтожаются комиссией, назначенной руководителем Предприятия. О факте уничтожения Печати и Штампов Предприятия, комиссией составляется акт, который подписывается всеми ее членами и утверждается руководителем Предприятия.

 

При заказе на изготовление печатей и штампов, наши клиенты часто встречаются с таким вопросом как «Доверенность». Как и в каких случаях доверенность следует оформлять? В данной статье, мы предоставим для Вас краткую инструкцию по составлению доверенности на заказ, получение, покупку, уничтожение, изготовление печатей и штампов.

В первую очередь, выдавая доверенность, проявите внимательность к объему полномочий, которые Вы передаете по доверенности. Также необходимо знать, что содержит в себе доверенность: дату выдачи, фамилию, имя, отчество и адрес доверителя и поверенного, срок действия (максимальный срок может составлять 3 года, если же срок не указан – доверенность действует в течение 1 года); возможность передоверия поверенным своих полномочий третьим лицам (если такое право прямо не записано, доверенность считается выданной без права передоверия); перечень полномочий, предоставленных поверенному.

Доверенность предоставляемая на изготовление печатей и штампов может быть нескольких видов:

1.     Доверенность от юридического лица, данная доверенность выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, и скрепляется печатью этой организации.

2.     Доверенность от имени государственного органа, коммерческой и некоммерческой организации должна быть подписана главным (старшим) бухгалтером этой организации.

3.     Нотариальная доверенность.

Для вновь открывшегося юридического лица или индивидуального предпринимателя не имеющих пока никакой печати, необходимо присутствие самого руководителя или иного лица, уполномоченного на это учредительными документами.

В тексте доверенности необходимо указать, что уполномоченное лицо вправе быть представителем доверителя, подавать необходимые документы, подавать заявки на изготовление и получение печатей, справки, заявления, с правом подписи и совершения иных действий, связанных с выполнением данного поручения.

Изготовления печатей и штампов, содержащих в тексте только стандартный набор слов, к примеру, слова «УПЛАЧЕНО», «ПРОШНУРОВАНО» – нет необходимости в оформлении доверенности.

Наша компания осуществляет изготовление печатей и штампов в Алматы. Печати и штампы нотариуса один из неотъемлемых аспектов нотариальной деятельности. Согласно закону «О нотариате» Республики Казахстан нотариус должен иметь личную печать с указанием своей фамилии, имени, отчества, а также наименования государственной нотариальной конторы (печать государственного нотариуса) либо номера и даты выдачи лицензии нотариуса (печать частного нотариуса), штампы удостоверительных надписей. Изготовление печатей и штампов нотариусов осуществляется в централизованном порядке, по письменному заказу территориальным органом юстиции. Печать должна быть изготовлена из металла (металлических сплавов) на специальном оборудовании, соответствовать всем требованиям, предъявляемым к ее изготовлению и характеризоваться высоким качеством изготовления, защищенностью от подделок, долговечностью и стойкостью к красителям. Для государственного нотариуса печать изготавливается на государственном языке, а печать нотариуса, занимающегося частной практикой, изготавливается на государственном и русском языках. Выдача печатей производится под роспись в специально заведенном журнале, пронумерованном, прошнурованном и скрепленным печатью соответствующего органа. 

Печать нотариуса используется им для скрепления своей подписи на тексте удостоверительной надписи при выдаче нотариально удостоверенного либо засвидетельствованного документа, на постановлении или поручении.
При пользовании личными печатями применять только синий и фиолетовый красители, не допуская применения черного или многоцветного красителей. Изготовление штампов для нотариуса, в отличии от печати возможно в любой организации или учреждении занимающихся их изготовлением. Штампы изготавливаются на государственном и русском языках, также штампы должны быть стандартных размеров. Существует определенный перечень штампов удостоверительных надписей, которые обязательно должны быть у нотариуса. В данный перечень входит:

- Штамп удостоверяющий подлинность подписи нотариуса;

- Штамп удостоверяющий верность копии с подлинником;

- Штамп удостоверяющий верность копии с копией;

- Штамп для заверения договоров;

- Штамп для заверения доверенностей;

- Угловой штамп (содержащий данные нотариуса);

- Самонаборный штамп с числом текущего дня.

И множество других штампов, содержащих не менее важную и необходимую информацию для нотариуса при работе с документами. Для того чтобы оформить заказ на изготовление штампов, нотариусу необходимо предъявить государственную лицензию на занятие нотариальной деятельностью и документ удостоверяющий личность. Чтобы иметь наглядное представление о полном пакете удостоверительных штампов, их разновидностях и особенностях, нотариусы перед тем как приступить к своей деятельности могут подать заявку на их изготовление в нашей компании.

Часто при изготовлении печатей для садоводческих товариществ, мы сталкиваемся с таким вопросом как устаревшие учредительные документы, которые практически потеряли юридическую силу, документы, которые сохранились еще со времен, когда Республика Казахстан входила в состав Советского Союза. На основании таких документов изготовление печатей становится невозможным, это значительно оттягивает время и как правило становится неприятной новостью для наших клиентов. Во избежание этого, мы считаем необходимым предупредить о возможных ситуациях подобного характера. Для этого следует убедиться в том, что Ваши документы действительно соответствуют нынешнему законодательству Республики Казахстан. Садоводческое товарищество легитимно при наличии следующих документов:

• свидетельство о регистрации товарищества;
• свидетельство налогоплательщика Республики Казахстан;
• статистическая карточка (возможно);
• устав.

При этом необходимо обратиться в центр обслуживания населения и Департамент Юстиции. Только после прохождения процедуры перерегистрации (возобновления деятельности), возможно беспрепятственно изготовить печать, то есть предоставив вышеуказанные документы. При затруднении в момент перерегистрации товарищества Вы также можете воспользоваться услугами нашей компании, которая с радостью окажет помощь в подготовке и сопровождении документов в государственных органах и возникновении иных юридических вопросов.

 

 

_________________________________________________________________

Статья подготовлена юристом «ZAN» Юридическая Компания

Насыровой Ассоль